Osnova za izdelavo plačilnega naloga je vnešeni in poknjiženi prejeti račun v tabeli prejetih računov, kot je prikazano na sliki spodaj. Da je prejti račun poknjižen vidimo v koloni KNJ, kjer je črka D (knjižen zapis) oziroma N (neknjižen zapis). Če je dokument knjižen lahko preverimo tudi s klikom na gumb Knjižbe
, ki nam odpre tabelico v kateri vidimo knjižbe.
Slika: vnešeni in poknjiženi prejeti računi.
Do okna za izdelavo plačilnega naloga pridemo po naslednji poti: Finance in knjigovodstvo – Izdelava plačilnega naloga kakor je prikazano na sliki spodaj.
Slika: pot do okna za izdelavo plačilnega naloga
Odpre se okno Izdelava plačilnega naloga, kjer najprej izpolnimo pogoje za izdelavo plačilnega naloga. Prikazani bodo odptri dokumenti. Označimo dokumente, ki jih želimo plačati in izdelamo plačilni nalog.
Vnosna polja in gumbi pogojev prikaza so:
-Od valute; datumsko polje za vnos datuma, ki zajame začetni datum valute dokumentov
-Do valute, datumsko polje za vnos datuma, ki zajame končni datum valute dokumentov
-Domači; prikazuje odprte dokumente domačih strank
-Tuji; prikazuje odprte dokumente tujih strank
-Pokaži prenešene; prikazuje dokumente, ki so že bili prenešeni na plačilni nalog
-Referenca; možnost vnosa reference – prikaz odprtih dokumentov le z vnešeno referenco
-Prikaz; gumb za prikaz podatkov v spodnjem oknu
-Išči; iskalnik po različnih kolonah (kolona mora biti označena)
-Valuta; prikaz dokumentov za navedeno denarno valuto
-Tečaj; pri izdelavi plačilnega naloga upošteva navedeni tečaj za preračun iz tuje valute v eur
-Vrsta vhodne; zajem odprtih dokumentov le iz navedene vrste knjige vhodnih računov
-Okno s prikazanimi odprtimi računi
-Označi za izbrano referenco; označevanje vseh odprtih dokumentov za določeno obdobje z isto (navedeno v polju referenca) referenčno številko
-Označi; označevanje posameznih dokumentov za plačilni nalog
-Razznači vse; razznači vse že označene dokumente
-Skupaj označeno; prikaz števila in zneska označenih dokumentov
-Pl.nalog; gumb za izdelavo plačilnega naloga
-Zapri; gumb za zapiranje okna
Slika: tabela Izdelava plačilnega naloga
Z gumbom Pl.nalog
označene dokumente prenesemo na plačilni nalog. Program nas vodi oziroma opozarja na posamezno fazo izdelave. Najprej nas opozori za izdelavo plačilnega naloga, kot kaže slika spodaj. Gumb Yes kreira nalog, gumb No prekliče izdelavo plačilnega naloga.
Slika: opozorilo za izdelavo plačilnega naloga
Naslednje obvestilo je (v primeru klika na gumb Yes), da je plačilni nalog izdelan. Slika spodaj.
Slika: obvestilo o izdelanem plačilnem nalogu.
Proram izdela plačilni nalog in ga zapiše v tabelo plačilnih nalogov. Iz tabele Izdelava plačilnega naloga pa zapisi iz katerih smo naredili plačilni nalog izginje in jih vimo le če kliknemo opcijo ' Pokaži prenešene'.