Pri prvi izdelavi kompenzacije in izpisu program izdela nove nastavitvene ključe. Ključi se nanašajo na konte, katere program gleda pri izdelavi kompenzacije, na tekst za izpis kompenzacije ter na način knjiženja potrjene kompenzacije.
Ključi so naslednji:
-Kontid; kompenzacije domači dobavitelji – v rubriko tekst naštejemo konte obveznosti do dobaviteljev domačih, ki jih želimo upoštevati pri izdelavi kompenzacije
-Kontit; kompenzacije tuji dobavitelji - v rubriko tekst naštejemo konte obveznosti do dobaviteljev tujih, ki jih želimo upoštevati pri izdelavi kompenzacije
-Kontkd; kompenzacije domači kupci - v rubriko tekst naštejemo konte terjatev do kupcev domačih, ki jih želimo upoštevati pri izdelavi kompenzacije
-Kontkt; kompenzacije tuji kupci – v rubriko tekst naštejemo konte terjatev do kupcev tujih, ki jih želimo upoštevati pri izdelavi kompenzacije
-KOMPENSLOtekst; tekst na kompenzaciji SLO – v rubriko tekst vpišemo tekst, ki ga želimo izpisati na kompenzaciji
-KOMPENANGtekst; tekst na kompenzaciji ANG – v rubriko tekst vpišemo tekst, ki ga želimo izpisati na kompenzaciji v angleškem jeziku
-KOMPENNEMtekst; tekst na kompenzaciji NEM – v rubriko tekst vpišemo tekst, ki ga želimo izpisati na kompenzaciji v nemškem jeziku
-KOMPENKNJNAC; način knjiženja kompenzacije 1-direktno,2-dvostopenjsko – v rubriko število vpišemo ena ali dva, odvisno od načina knjiženja kompenzacije, ki ga želimo. Direktno pomeni, da s knjiženjem kompenzacije takoj zapremo odprte obveznosti in terjatve. Pri dvostopenjskem knjiženju kompenzacije, pa odprte knjižbe zapremo v znesku iz kompenzacije ter jih odpremo na drugih (prednastavljenih) kontih – preknjižba.
-KOMPENKOND; Konto za preknjižbo kompenzacije dobavitelji – pri dvostopenjskem načinu knjiženja kompenzacije. V rubriko tekst vpišemo konto za obveznosti do dobaviteljev na katerega želimo narediti preknjižbo pri knjiženju kompenzacije.
-KOMPENKONK; Konto za preknjižbo kompenzacije kupci – pri dvostopenjskem načinu knjiženja kompenzacije. V rubriko tekst vpišemo konto za terjatve do kupcev na katerega želimo narediti preknjižbo pri knjiženju kompenzacije.
Ključi se zgenerirajo ob prvem poskusu izdelave, izpisovanju in knjiženju kompenzacije.
Priprava kompenzacije se torej začne z gumbom Priprava Kompenzacije
. Klik na ta gumb odpre okno za vnos parametrov za izdelavo kompenzacije. Okno vsebuje naslednje rubrike:
-Konto; navedeni so konti, ki jih bo program upošteval pri izdelavi kompenzacije. Konte, ki jih program predlaga smo navedli v nastavitvah pri ključih: kontid, kontit, kontkd, kontkt.
-Kupci/Dobavitelji; izbira med Kupci/Dobavitelji/Vsi – glede na to katere knjižbe bomo upoštevali pri izdelavi kompenzacije. Če izberemo opcijo Kupci program gleda le konte terjatev. Če izberemo opcijo Dobavitelji program gleda le konte obveznosti. Če izberemo Vse program gleda tako konte terjatev kot tudi konte obveznosti. Za izdelavo kompenzacije ponavadi izberemo opcijo Vse.
-Vrste prometa; izbira med vrsto prometa glede na Vse (program pri izdelavi kompenzacije upošteva domače in tuje stranke), Domači (program upošteva le knjižbe za stranke iz domače države), ali Tuji (program pri izdelavi kompenzacije upošteva le knjižbe za stranke iz tujine)
-Vsi klienti; izbira vseh klientov iz šifranta poslovnih partnerjev
-Od klienta; izbira partnerja od – izbira posameznega partnerja
-Do klienta; izbira partnerja do – izbira posameznega partnerja
-Datum valute od / do; vnos datuma valute(zapadlosti) na način od-do za dokumente, ki jih želimo upoštevati pri izdelavi kompenzacije.
-Datum dokumenta od / do; vnos datumov dokumentov na način od-do, ki jih želimo zajeti pri izdelavi kompenzacije
-Datum komp.; vnos datuma kompenzacije
-Naredi; gumb za izdelavo kompenzacije
-Preklic; gumb za preklic izdelave kompenzacije
Slika; okno za vnos parametrov za izdelavo kompenzacije
Z gumbom Naredi torej sprožimo izdelavo kompenzacije. Program nas obvesti o izdelavi kompenzacije.
Slika; obvestilo o narejeni kompenzaciji
Slika; tabela kompenzacij z izdelano kompenzacijo