Zavihek dokumenti je poglavje kjer se dodaja vse dokumente, ki so potrebni za evidenco o zaposlenem in jih zaposleni tudi mora imeti. Dokumente v tabelo dodajamo z gumbom Dodaj, vnašamo pa vse ključne podatke o dokumentu (številko, datume,...)
Slika; zavihek Dokumenti, kamor dodajamo zapise o dokumentih delavca
Pri dodajanju podatkov o dokumentu se odpre maska kamor vnašamo naslednje podatke:
-Tip dokumenta; izbor med tipom dokumenta
- prejem od delavca ali
- izdaja delavcu
-Vrsta dokumenta; izbor med različnimi vrtstami dokumentov, ki so priloženi v padajočem meniju (anekx k najemni pogodbi,aneX,delovna klnjižica,delovno dovoljenje,delovno dovoljenje-osebno dovoljenje,dodatno zdravstveno zavarovanje,dogovor,eu kartica,eu potrdilo za voznike,izjava,izjava-notranja kontrola,izjava-ocena tveganja,najemna pogodba,obrazec m2,obvestilo o izročitvi prijave o nastopu dela,obvestilo o porabi telefona,odločba o rezidentu,pogodba o delu,poraba telefona,potni list,potrdilo o šolanju,potrdilo o prijavi začasnega bivanja,praktični preizkus,primopredaja vozila,tahograf voznikova kartica,transakcijski račun,viza,vozniško dovolenje,voznikova kartica,voznikova koda 95,vprašalni list,začasno bivanje,zdravstvena kartica,zdravstvena karticaEU). Tabelo z vrstami dokumentov, kjer je dokumente možno urejati in dodajati najdemo na glavnem meniju Datoteka – Matični podatki – Kadrovska evidenca – Šifrant dokumentov, kot je razvidno iz spodnje slike
Slika: pot do šifranta dokumentov
Slika; šifrant dokumentov
V šifrantu dokumentov je možno iskanje po posameznih dokumentih, jih urejati
ter dodajati. Pri urejanju posameznega dokumenta je možno nastaviti tudi rok za
opozarjanje pred potekom takega dokumenta. Rok za dokument pomeni, da nas
program začne opozarjati toliko dni (kolikor nastavimo rok) prej kot je veljavnost
dokumenta, ki ga vnesemo pri posameznem delavcu.
Slika; urejanje dokumenta – določitev roka za opozarjanje
-Številka dokumenta; vpišemo številko dokumenta, ki ga vnašamo
-Datum dokumenta; vpišemo datum dokumenta (ko je bil narejen, pridobljen)
-Datum prejema/izdaje; datum, ko smo dokument prejeli od delavca ali ko smo mu ga izdali
-Veljaven do; datum veljavnosti dokumenta, ki ga vnašamo
-Opis; dodaten opis za dokument
-Opomba; morebitna opomba ali zabeležka pri tem dokumentu
-Sprejmi/zavrzi; zaključimo z vnosom ali pregledovanjem. Sprejmi potrdi vnos ali spremembe, zavrzi pa prekliče vnos ali spremembe
Slika; okno za dodajanje dokumentov o zaposlenem
Vnešene podatke o dokumentih pa program avtomatsko zapiše tudi v koledar dogodkov za zaposlene, kar pomeni, da nas program lahko opozarja na potek posameznih dokumentov za posamezne delavce. Na ta način nam olajša spremljanje evidence o dokumentih in njihovem časovnem trajanju.